Правила участия
в выставке

1. Организаторы

Выставка проводится ежегодно с 2015 года в Устьянском районе Архангельской области. Организаторами мероприятия выступают Минприроды РФ, Минпромторг, Правительство Архангельской области, выставочный комплекс «Малиновка». 

2. Место и даты проведения

Выставка ежегодно проходит в одном из самых живописных мест Русского Севера – Устьянском районе. Район отличается холмистым ландшафтом, нетронутой природой, чистым воздухом – и при этом наличием необходимой инфраструктуры для проведения мероприятий национального масштаба. Даты проведения:  7–10 августа 2024 года.

3. География участников

В 2023 на выставке было представлено более 100 брендов, экспозиции привлекли более 10000 посетителей. Выставка считается одним из самых зрелищных событий российского леспрома. Мероприятие имеет статус национального события. 

4. Деловая программа

В дни проведения выставки проходят многочисленные деловые мероприятия. Участниками деловой программы в 2023 году стали делегации из Архангельской, Вологодской, Московской, Ленинградской, Воронежской, Костромской, Нижегородской областей, Коми, Карелии, Татарстана, Удмуртии, Хабаровского края и ряда друг регионов.

5. Экономический эффект

В 2015–2023 выставка стала масштабной деловой площадкой для обсуждения контрактов на поставку лесной техники и оборудования. C 2024 года выставка принимает больше отраслей – соответственно, ожидаемый экономический эффект выше, чем в предыдущие годы.

6. Участие в выставке

Участие в выставке – прекрасная возможность для продвижения услуг на целевую отрасль. У выставки лояльная, открытая целевая аудитория. 

Главная идея выставки – новые условия, стандарты и передовые технологии работы в лесной, дорожной и строительной отраслях, а также в ЖКХ.

Ежегодно на выставке в статусе Партнёра/Спонсора участвуют ведущие отраслевые предприятия, поставщики техники и оборудования, финансовые структуры. Организаторы мероприятия предлагают участникам эффективный пакет информационных и рекламных услуг с высоким уровнем сервиса.

Контактная информация: info@malinovka.pro, +7 921 24 000 44. 

7. Выставка на Лесной делянке

7.1 Расписание работы выставки

Все стенды и техника должны быть полностью подготовлены за 1 час до начала выставки. Часы работы выставки – с 10 до 19 часов. В субботу выставка работает с 10:00 до 17:00. Демонтаж стендов возможен только после закрытия выставки в 17:00.

7.2 Предоставление выставочной площади

Выставочная площадь предоставляется Участнику (Партнёру/Участнику) исключительно для организации стенда и проведения мероприятий в состоянии, соответствующем условиям договора и на основе Заявки №1 «Выставка» и Схемы Лесной делянки.

7.3 Выбор места

Выбор выставочного места производится на основе предложенной организаторами Схемы Лесной делянки. На схеме отмечаются все основные объекты, включая зоны соревнований, кафе, сцена, парковка и места для стендов. Каждое стандартное место на схеме имеет свой номер. Участник выбирает одно или несколько стандартных мест (соседние места могут совмещаться).

7.4 Подготовка площадок

В основной договор Участника (Партнёра/Спонсора) входят: предоставление подготовленной площадки, электроэнергии, общей охраны, услуги по вывозу мусора и строительных отходов 1 раз в день.

Организаторы во все дни проведения выставки обеспечивают участников необходимыми услугами администраторов и электриков. На всей площади проведения выставки организаторы заранее проводят скашивание и покос травы, разравнивание грунта. 

Поверхность земли на лесной делянке в некоторых местах может иметь небольшой уклон или неровности, это необходимо учесть при установке экспонатов.

Обратите внимание на то, что если ваша техника имеет очень большой вес, то может потребоваться дополнительное усиление поверхности площадки. Рекомендуется обсудить этот момент с организаторами заранее и по возможности провести осмотр вашего места за 1–2 месяца до начала чемпионата.   

7.5 Заезд 

Заезд техники и завоз оборудования к месту выставки осуществляется за 1–3 дня до начала выставки, на основе Заявки №1 «Выставка».

В случае необходимости раннего заезда Участник обязан уведомить об этом ответственного со стороны оргкомитета. Оргкомитет вправе отказать в размещении техники и оборудования ранее утверждённых сроков.

В случае необходимости позднего заезда Участник обязан уведомить об этом ответственного со стороны оргкомитета. Оргкомитет вправе отказать в допуске на территорию выставки позднее утверждённых сроков.

Ответственный представитель оргкомитета показывает месторасположение площадки в соответствии с договором и сообщает Участнику, где необходимо поставить машины и оборудование.

Выставочные стенды Участников должны быть готовы не позднее чем за 1 час до открытия первого дня выставки.

7.6 Заправка 

Машины, участвующие в выставке, заправляются топливом за счёт Участника по графику, который сообщается с первого дня заезда. Заправка производится по ведомости, в которой указаны: название компании, модель машины, объём топлива, дата.

После заправки ответственный представитель Участника расписывается в ведомости. Организаторы на основе ведомости выставляют компании счёт на оплату топлива. О необходимости заправки Участник сообщает в Заявке №3 «Дополнительные услуги».

7.7 Мойка 

Оргкомитет предоставляет бесплатно услуги мойки машин с первого дня заезда техники в специально подготовленной зоне «Мойка машин». График мойки машин сообщается Участникам с первого дня заезда. О необходимости мойки Участник сообщает в Заявке №1 «Выставка Чемпионата».

7.8 Охрана

Оргкомитет осуществляет охрану территории лесной делянки в вечернее и ночное время с первого дня заезда и до последнего дня выезда.

7.9 Персонал

Ответственные за технику и оборудование представители компании указываются в форме Заявки №2 «Ответственный персонал» или предоставляют доверенность от компании. Заявка №2 может быть предоставлена со дня заезда техники или ранее.

7.10 Пропуска

При заезде на лесную делянку до 9:00 не требуется предоставление пропуска.

7.11 Дополнительные услуги

Оргкомитет предоставляет услуги разгрузки негабаритной спецтехники, плотницкие работы, а также ответственного хранения техники до или после проведения выставки. Стоимость оказания услуг рассчитывается согласно направленной Заявке №3 «Дополнительные услуги».

7.12 Правила работы на стендах

Если демонстрация техники и оборудования сопровождается шумом, специфическими эффектами, которые могут вызвать жалобы со стороны других Участников или гостей, необходимо заранее согласовать график демонстраций с организаторами.

Все части машин и оборудования, в том числе выдвигающиеся при его демонстрации, должны находиться в пределах арендованной выставочной площади. Участник выставки обязан предусмотреть обеспечение безопасности Участников и гостей выставки при демонстрации экспонатов.

7.13 Кейтеринг, приготовление пищи

Проведение фуршетов, приготовление пищи и прочие подобные мероприятия на стендах Участников допускаются по согласованию с организаторами и в соответствии с расписанием работы выставки.

7.14 Торговля

Торговля на выставке разрешается всем участникам (Партнёрам/Участникам) по согласованию с организаторами.

7.15 Правила пожарной безопасности

Все Участники выставки должны знать и соблюдать правила пожарной безопасности, уметь правильно действовать в случае пожара и пользоваться первичными средствами пожаротушения. Применение на выставке открытого огня, пиротехнических и дымовых эффектов, хранение и использование легковоспламеняющихся веществ и горючих сжатых газов запрещено.

7.16 Реклама

Участники (Партнёры/Спонсоры) могут размещать рекламу на своём стенде, пользоваться рекламными услугами организаторов, входящими в пакеты Участников. Реклама организаций и физических лиц, не являющихся Участниками (Партнёрами/Спонсорами), запрещена.

7.17 Передвижение транспорта

Во время работы выставки (с 9:00) территория Лесной делянки становится пешеходной зоной. Не допускается проезд грузового и легкового транспорта ежедневно с 9:00 до 19:00.

7.18 Оформление документов

Все необходимые документы от Организаторов (командировочные, счета-фактуры, договоры, акты) оформляются и подписываются в специальной зоне «Оргкомитет». По запросу они могут быть высланы в виде сканов на электронную почту или отправлены заказным письмом по указанному вами адресу.

7.19 Ответственный от оргкомитета

Вопросы, связанные с участием в выставке, обсуждаются с главным ответственным за выставку от оргкомитета. Контактная информация указана в разделе сайта «Контакты».

8. Интерактивные мероприятия

8.1 Общая информация

Во время выставки проходят многочисленные мероприятия – тест-драйвы, демо-шоу, презентации, конкурсы. Для получения максимального эффекта и большего количества посетителей используйте правила этого раздела.

8.2 Программа мероприятий

Организаторы размещают на официальном сайте, афишах, флаерах подробную программу выставки. Для того чтобы участники и гости выставки знали о вашем мероприятии, а комментатор на Лесной делянке смог привлечь к нему дополнительное внимание, заполните Заявку №4 «Программа».

8.3 Демо-шоу

Демо-шоу – отличный инструмент для демонстрации всего потенциала техники. Если мероприятие требует отдельно подготовленной площадки, обсудите ваши идеи с организаторами заранее.

8.4 Тест-драйв

Поездки на автомобилях проходят в специально отведённой для всех марок машин зоне Тест-драйва. Тест-драйв проводится для оценки ходовых качеств и общих потребительских свойств автомобилей.

Общие правила для всех представителей марок устанавливаются накануне выставки путём взаимной договорённости и зависят от количества машин, участников тест-драйва, погодных условий. Возможность проведения других видов тест-драйвов за пределами выставочных стендов обсуждается с организаторами заранее.

8.5 Презентация

Участники (Партнёры/Спонсоры) могут проводить презентации в различных форматах, в зависимости от выбранного пакета услуг. Презентации проводятся на выставочных стендах на Лесной делянке, на сцене, в конференц-залах, в виде деловых мероприятий.

8.6 Банкет, фуршет

Участники могут заказать организаторам проведение банкета, услуги ведущих и артистов. На выставке проходят приёмы и банкеты, которые устраивают организаторы, поэтому необходимо заранее забронировать свободный день и место проведения.

8.7 Промоутеры, модели

Организаторы предлагают участникам услуги промоперсонала. Все девушки имеют модельную внешность, проходят обучение, коммуникабельные. Промоутеры могут работать на стендах, презентациях, награждениях и т.д. Промоперсонал очень востребован, если необходимы особые умения или подготовка, сообщите организаторам об этом заранее.

8.8 Подарки, награждение

Участники могут предложить свои подарки и сувениры организаторам для конкурсов и лотерей, которые проводятся в рамках выставки. Если вы планируете собственное награждение вне территории стенда, сообщите об этом организаторам для включения мероприятия в общую программу.

8.9 Клиентское мероприятие

Участники могут организовывать для своих партнёров и гостей разные форматы деловых мероприятий – «круглые столы», выступления-презентации, обучение, тренинги. Обсудите заранее с организаторами, что необходимо для их проведения, и включите мероприятие в общую программу.

8.10 Переговоры, встречи

Если вы планируете проводить встречи и переговоры в закрытом или ограниченном составе и вам требуется для этого специально подготовленное место, сообщите об этом заранее.

8.11 Услуги организаторов

Если вам требуются специфические услуги, которые вы не нашли в Правилах, просто расскажите организаторам о своей идее, возможно, мы поможем вам подобрать подрядчиков или организуем процесс сами. Для оценки запроса заполните Заявку №3 «Дополнительные услуги».

9. Реклама

9.1 Общие правила

Все участники выставки, заключившие договор Партнёра/Участника, могут воспользоваться рекламным пакетом услуг, который включает размещение материалов на официальном сайте, на баннерах в местах проведения мероприятий.

9.2 Видеореклама

Видеореклама компаний в дни выставки транслируется в кафе в местах проведения соревнований и в отелях, где живут Участники и гости. Ежегодно изготавливаются проморолики или короткие фильмы. Логотипы компаний с указанием статусов размещаются в зависимости от выбранного пакета услуг.

9.3 Сайт выставки

Официальный сайт выставки – techexpo.malinovka.pro. На сайте выставки публикуются материалы, которые входят в пакет Партнёров/Участников: презентации компаний и техники, интервью, новости.

9.4 Печатная продукция

Рекламная печатная продукция выставки – афиши, флаеры, программы, пригласительные билеты, информационные буклеты, блокноты, календари и др. распространяются накануне и в дни проведения мероприятий. На продукции размещаются логотипы Партнёров/Участников в соответствии с выбранным пакетом.

9.5 Наружные баннеры

Баннеры с логотипами и статусами Партнёров/Участников размещаются в местах проведения деловых мероприятий, церемоний открытия/закрытия, соревнований. Количество баннеров определяется выбранным пакетом.

10. СМИ, пресс-центр

10.1 Информационное спонсорство

Информационными спонсорами могут стать любые российские и зарубежные специализированные и неспециализированные средства массовой информации: периодическое печатное издание, радио-, теле-, видеопрограмма, интернет-порталы и специализированные сетевые СМИ.

Статус «Информационный спонсор» получают СМИ, которые заинтересованы в сотрудничестве с выставкой и размещают на своих ресурсах информационные материалы, анонсы, новости, баннеры.

Оргкомитет размещает логотипы и названия информационных спонсоров на официальном сайте в разделе «Партнёры», предоставляет возможность распространения печатной продукции в дни проведения выставки, бронирует места для проживания представителям.

10.2 Аккредитация

Для прохождения аккредитации необходимо обратиться в пресс-центр выставки. Аккредитованный представитель СМИ получает пресс-релизы, по запросу – дополнительную информацию, возможность проведения эксклюзивных интервью, фотографии с мероприятий.

10.3 Пресс-центр

По всем вопросам работы СМИ в дни проведения выставки обращаться в официальный пресс-центр. В компетенции пресс-центра – бронирование жилья, логистика, распространение печатной продукции, регистрация на деловые мероприятия, организация встреч и интервью по запросам, фотосъёмка.

11. Бронирование жилья

11.1 Общая информация

Оргкомитет бронирует заранее жильё всех категорий на территории Устьянского и Вельского районов Архангельской области. В дни проведения выставки невозможно найти свободные места в гостиницах и отелях. В связи с этим Участникам выставки рекомендуется побеспокоиться о месте проживания заранее.

11.2 Представителям Партнёров/Участников

Партнёр/Участник направляет в оргкомитет заранее Заявку №5 «Бронирование жилья», где в обязательном порядке указывает полный состав делегации от своей компании. В заявке необходимо указать ФИО, должность, контактный телефон, предпочтения по расселению, даты визита.

В связи с ограниченным размером общего жилфонда, а также рядом мероприятий-приёмов, полностью заполненная заявка используется не только для оптимального и комфортного расселения, но и для приглашения руководителей компаний на встречи и приёмы.

11.3 Делегациям от регионов, участникам деловых мероприятий

Участники выставки, принимающие участие в проведении деловой программы (модераторы, спикеры, выступающие), а также организованные делегации от субъектов РФ, направляют в оргкомитет заранее Заявку №5 «Бронирование жилья», где в обязательном порядке указывает полный состав делегации.

12. Оргкомитет

12.1 Общая информация

Оргкомитет выставки – постоянно действующая структура. В оргкомитет выставки направляются все заявки, письма, документы. Юридическое лицо, осуществляющее деятельность по подготовке и проведению выставки – Выставочный Комплекс «Малиновка», юридический адрес: 165210, Архангельская область, Устьянский район, п. Октябрьский, ул. Заводская, д.17, офис 1.

12.2 Штаб

В дни проведения выставки организуется Штаб, в котором сотрудники оргкомитета оперативно решают все текущие вопросы, а также занимается оформлением документов, составлением списков-приглашений, выдачей пропусков и расселением Участников и гостей. Штаб располагается в месте проведения основных мероприятий. Точный адрес, часы работы и телефоны для оперативной связи публикуются на официальном сайте.

12.3 Закрывающие документы

Все закрывающие документы – подписанные оригиналы договоров, счета, акты, отметки в командировочных удостоверениях, акты сверки – можно запросить и получить в оргкомитете, а в дни проведения выставки – в Штабе.

12.4 Дополнительные услуги

Если вы не нашли в Правилах участия необходимых услуг, у вас остались вопросы или вам требуется помощь по организации процесса, обратитесь в оргкомитет. Для оценки запроса заполните Заявку №3 «Дополнительные услуги».